Darba laika uzskaites programma: kā izvēlēties

Kad Excel tabele vairs nepietiek

Daudziem uzņēmumiem Excel tabele ir pilnīgi pietiekama. Likums uzskaites formu nenosaka, un labi veidota tabele izpilda visas prasības. Problēmas sākas, kad pieaug darbinieku skaits vai grafiki kļūst sarežģītāki.

Tipiski signāli, ka ir laiks domāt par sistēmu:

• mēneša beigās tabeles jāapkopo no vairākiem failiem, nodaļām vai objektiem;
• darbinieki strādā maiņās, arī naktīs un svētku dienās, un nakts un svētku stundas jāatlasa ar roku;
• ir summētais darba laiks, un virsstundas kļūst redzamas tikai pārskata perioda beigās;
• faktiskais darba laiks atšķiras no grafika, bet tabelē ieraksta plānoto laiku;
• grāmatvedība algu aprēķinam saņem datus ar kļūdām vai novēloti;
• darbinieki jautā, kā aprēķinātas viņu stundas, un atbildes meklēšana aizņem laiku;
• nav skaidrs, kurš un kad tabelē mainījis ierakstu.

Ja atpazīstat divus vai vairāk no šiem signāliem, manuālās uzskaites izmaksas (laiks un kļūdas) visticamāk jau ir lielākas, nekā šķiet.

Kas sistēmai jāprot, lai izpildītu Darba likumu

Programma pati par sevi likuma prasības neizpilda — to dara pareizi iestatīti noteikumi. Tomēr sistēmai jābūt spējīgai uzskaitīt visu, ko prasa likums.

Stundu grupas (DL 137. p. 1. d.). Katram darbiniekam atsevišķi jābūt redzamām: nostrādātajām stundām kopā, virsstundām, nakts darbam (22:00–06:00), darbam nedēļas atpūtas laikā, darbam svētku dienās un dīkstāvei. Ja sistēma rāda tikai kopējās stundas, tā neatbilst likumam.

Darbinieka piekļuve (DL 137. p. 3. d.). Darbiniekam ir tiesības pārbaudīt savu uzskaiti. Praktiski tas nozīmē, ka darbinieks savas stundas redz lietotnē vai var saņemt pārskatu.

Algas aprēķins (DL 71. p.). Algas aprēķinā jānorāda nostrādātās stundas, tajā skaitā virsstundas, nakts un svētku dienu stundas. Sistēmai šie dati jānodod grāmatvedībai strukturēti, nevis kā kopsumma.

Latvijas kalendārs. Svētku dienas, pirmssvētku dienu saīsinājums par 1 h (DL 135. p.) un mēneša norma jāaprēķina pēc Latvijas noteikumiem, nevis pēc citas valsts kalendāra.

Grafiku noteikumi. Maiņu grafiks jāpaziņo vismaz 1 mēnesi iepriekš (DL 139. p.), diennakts atpūtai jābūt vismaz 12 h (142. p.), nedēļas atpūtai — vismaz 42 h (143. p.), bet summētajā laikā nedrīkst strādāt ilgāk par 24 h pēc kārtas un 56 h nedēļā (140. p.). Laba sistēma par šādiem pārkāpumiem brīdina jau plānošanas laikā.

VDI tieši neskaidro, kādām jābūt elektroniskām uzskaites sistēmām — forma ir darba devēja ziņā. Tāpēc svarīgāk ir tas, vai dati ir pilnīgi, saprotami un pierādāmi, nevis konkrēta tehnoloģija. Visas normas apkopotas rakstā darba laika uzskaite un Darba likums.

Funkciju kontrolsaraksts

Ne visas funkcijas vajadzīgas katram uzņēmumam. Birojam ar fiksētu darba laiku svarīgākā ir vienkārša reģistrēšanās un eksports. Uzņēmumam ar maiņu grafiku un summēto laiku — plānošana, norma un brīdinājumi.

Telefons, kiosks vai NFC: kuru reģistrēšanās veidu izvēlēties

Reģistrēšanās veids nosaka, cik precīzi dati nonāk sistēmā.

• Telefona lietotne der, ja darbinieki strādā dažādās vietās vai pie klientiem. Pārbaudiet, kā tiek fiksēta darba vieta un kādi personas dati tiek vākti.
• Kiosks (planšete pie ieejas) der vienai darba vietai ar daudziem darbiniekiem, piemēram, ražotnei vai veikalam. Darbiniekiem nav vajadzīgs savs viedtālrunis.
• NFC (birka vai karte) ir ātrs veids maiņu sākumā, kad vienlaikus ierodas daudz cilvēku.

Bieži uzņēmumi apvieno vairākus veidus — piemēram, kiosku birojā un lietotni darbiniekiem objektos.

Jautājumi, ko uzdot piegādātājam

1. Kā sistēma nosaka nakts stundas, ja maiņa sākas vienā dienā un beidzas nākamajā?
2. Kā tiek aprēķināta mēneša vai pārskata perioda norma Latvijā, ieskaitot pirmssvētku dienas un MK pārceltās darba dienas?
3. Kas notiek, ja darbinieks aizmirst atzīmēties? Kā tiek labots ieraksts, un vai labojums ir redzams vēsturē?
4. Kādā formātā dati tiek nodoti algu aprēķinam, un vai tas darbojas ar mūsu grāmatvedības programmu?
5. Kur tiek glabāti dati, un vai piegādātājs paraksta datu apstrādes līgumu?
6. Kā darbinieki piekļūst savām stundām un grafikam?
7. Vai varam izmēģināt sistēmu ar saviem reāliem grafikiem pirms līguma?
8. Kā eksportēt visus datus, ja nākotnē mainīsim sistēmu?

Pēdējais jautājums bieži tiek aizmirsts. Uzskaites dati jāglabā ilgi, tāpēc tiem jābūt pieejamiem arī pēc līguma beigām.

Kā ieviest darba laika uzskaites sistēmu

1. Aprakstiet pašreizējo kārtību. Kādi ir darba laika veidi (normālais, summētais, nepilnais), maiņas, objekti un kas šobrīd aizpilda tabeli.
2. Sakārtojiet noteikumus. Pārskata periods, pārtraukumu kārtība, apzīmējumi un stundas likmes aprēķins piemaksām jānosaka pirms sistēmas iestatīšanas.
3. Izmēģiniet ar vienu nodaļu. Vienu mēnesi veiciet uzskaiti paralēli vecajā un jaunajā veidā un salīdziniet rezultātus.
4. Informējiet darbiniekus. Paskaidrojiet, kā reģistrēties, kādi dati tiek vākti un kur viņi redz savas stundas. Ja tiek apstrādāti papildu personas dati, pārbaudiet GDPR prasības.
5. Saskaņojiet ar grāmatvedību. Pārbaudiet eksportu vismaz vienā pilnā algu aprēķina ciklā.
6. Saglabājiet vecās tabeles. Arhivējiet iepriekšējo gadu uzskaiti kopā ar algas dokumentiem.

No kā atkarīgas izmaksas

Darba laika uzskaites sistēmu cenas būtiski atšķiras, tāpēc salīdziniet kopējās izmaksas, nevis tikai reklamēto mēneša maksu. Parasti cenu ietekmē:

• darbinieku vai aktīvo lietotāju skaits;
• moduļi — reģistrēšana, grafiku plānošana, prombūtnes, integrācijas;
• aparatūra — kioski, NFC lasītāji vai birkas;
• ieviešana, apmācība un datu pārnešana;
• atbalsta līmenis.

Pret izmaksām salīdziniet ietaupīto laiku: cik stundu mēnesī šobrīd aizņem tabeles aizpildīšana, apkopošana, pārbaude un kļūdu labošana algu aprēķinā.

FjordHub — darba laika uzskaite Latvijas uzņēmumiem

Šo vietni veido FjordHub komanda. FjordHub ir darbaspēka pārvaldības un darba laika uzskaites risinājums, kas paredzēts tieši tām situācijām, kurās manuālā uzskaite kļūst par slogu. Ko tas dara:

• Reģistrē darba laiku — darbinieki atzīmē darba sākumu un beigas ar telefonu, kiosku vai NFC.
• Apkopo stundas automātiski — nostrādātās stundas, maiņas, prombūtnes un virsstundas tiek apkopotas bez pārrakstīšanas no vairākiem failiem.
• Plāno grafikus — grafiku plānotājs rāda normu, atpūtas laika pārkāpumus un virsstundas vēl pirms grafika publicēšanas darbiniekiem.
• Aprēķina summētā laika normu pārskata periodam un brīdina par virsstundām jau plānošanas laikā.
• Uzskaita atsevišķi virsstundas, nakts darbu un darbu svētku dienās.
• Sagatavo tabeli un eksportu algu aprēķinam grāmatvedībā.

Vai FjordHub der jūsu uzņēmumam, vislabāk pārbaudīt ar saviem grafikiem. Demonstrācijā parādīsim, kā sistēma darbotos jūsu gadījumā, un jūs varēsiet uzdot iepriekš minētos jautājumus.

Ja vēl neesat gatavi sistēmai, sāciet ar bezmaksas darba laika uzskaites Excel veidni — tajā ir atsevišķas kolonnas nostrādātajām, nakts, virsstundu un svētku dienās nostrādātajām stundām.