Darba grafiks: kā to sastādīt pareizi

Kas ir darba grafiks un kad tas vajadzīgs

Darba grafiks ir dokuments, kurā katram darbiniekam norādītas darba dienas, darba sākuma un beigu laiks un brīvdienas konkrētā periodā, parasti mēnesī. Tas ir plāns. Faktiski nostrādāto laiku pēc tam fiksē darba laika uzskaites tabulā.

Cik detalizēts grafiks jums vajadzīgs, atkarīgs no tā, kā uzņēmumā organizēts darba laiks.

Normālais darba laiks ir līdz 8 h dienā un 40 h nedēļā (Darba likuma 131. panta pirmā daļa). Ja uzņēmumam jāstrādā ilgāk vai katru dienu, bez grafika vairs neiztikt. Garākām maiņām parasti nepieciešams summētais darba laiks.

Likuma prasības, kas jāievēro grafikā

Darba grafiks nav tikai iekšēja plānošanas lieta. Tajā jāievēro vairāki Darba likuma (DL) panti.

• Piecu dienu darba nedēļa (DL 133. p.). Pamatā darbiniekam ir piecu dienu nedēļa. Sešu dienu nedēļu drīkst noteikt tikai pēc konsultācijām ar darbinieku pārstāvjiem, un tad dienā ne vairāk kā 7 h.
• Normālais darba laiks (DL 131. p.). Līdz 8 h dienā un 40 h nedēļā. Ja viena diena ir īsāka, citu dienu drīkst pagarināt ne vairāk kā par 1 h, nepārsniedzot 40 h nedēļā.
• Diennakts atpūta (DL 142. p.). Vismaz 12 h pēc kārtas 24 stundu periodā.
• Nedēļas atpūta (DL 143. p.). Vismaz 42 h pēc kārtas 7 dienu periodā. Svētdiena ir vispārējā atpūtas diena.
• Pārtraukums (DL 145. p.). Ja darba diena ir garāka par 6 h, pienākas vismaz 30 min pārtraukums, ne vēlāk kā 4 h pēc darba sākuma. Pārtraukums darba laikā neskaitās, ja vien līgumā nav noteikts citādi vai darbiniekam aizliegts atstāt darba vietu.
• Maiņu darbs (DL 139. p.). Maiņa nedrīkst būt garāka par normālo dienas darba laiku. Divas maiņas pēc kārtas ir aizliegtas. Maiņu grafiks jāpaziņo vismaz 1 mēnesi pirms tā stāšanās spēkā.
• Summētais darba laiks (DL 140. p.). Aizliegts strādāt ilgāk par 24 h pēc kārtas un 56 h nedēļā. Diennakts atpūtai jābūt vidēji vismaz 12 h, bet nedēļas atpūtai vidēji vismaz 35 h. Darbnespējas laikā darbiniekam noteikto grafiku mainīt nedrīkst.
• Pirmssvētku diena (DL 135. p.). Darba dienu pirms svētku dienas saīsina par 1 h.

Darba grafiku veidi

Fiksēts grafiks

Visi strādā vienādās dienās un stundās, piemēram, P–Pk 08:00–17:00 ar 1 h pārtraukumu. Tas ir vienkāršākais variants: darbinieks nostrādā 8 h dienā, un mēneša stundas sakrīt ar normu. Plānot atliek tikai atvaļinājumus un pirmssvētku dienas.

Maiņu grafiks

Darbinieki strādā pēc kārtas vienā darba vietā, piemēram, rīta maiņa 06:00–14:00 un vakara maiņa 14:00–22:00. Ja maiņas ir 12 h vai 24 h garas, grafiku veido summētā darba laika ietvaros. Populārākos modeļus (2/2, 3/3, 2-2-3, diennakts maiņas) ar stundu aprēķinu skatiet rakstā maiņu grafiks.

Elastīgs darba laiks

Darbinieks pats izvēlas, kad sākt un beigt darbu, parasti noteiktu stundu ietvaros. Darbiniekam ar bērnu līdz 8 gadiem vai ar aprūpējamu tuvinieku ir tiesības prasīt elastīgu darba laiku vai attālinātu darbu. Darba devējam uz šādu pieprasījumu jāatbild viena mēneša laikā (DL 148. p. 4.–7. d.).

Ja darba laiku nemēra, tas nav iepriekš noteikts vai darbinieki to nosaka paši, darba laika uzskaite nav jāveic (DL 148. p. 1. d.). Tomēr, ja elastīgajam darbiniekam ir noteikta stundu norma, praksē stundas joprojām uzskaita.

Summētā darba laika grafiks

Summētajā darba laikā stundas dažādās dienās var būt ļoti atšķirīgas, bet pārskata periodā kopā jāsasniedz normālā darba laika norma. Pārskata periods pēc noklusējuma ir 1 mēnesis. Darba līgumā to var noteikt līdz 3 mēnešiem, koplīgumā līdz 12 mēnešiem. Summēto darba laiku nosaka pēc konsultācijām ar darbinieku pārstāvjiem (DL 140. p. 1. d.).

Kā sastādīt darba grafiku: 7 soļi

1. Nosakiet mēneša normu

Sāciet ar to, cik stundas pilnas slodzes darbiniekam jānostrādā mēnesī. 2026. gada oktobrī tās ir 22 darba dienas un 176 h, novembrī 20 dienas un 159 h (17.11 ir pirmssvētku diena). Visus mēnešus skatiet lapā darba laika norma 2026. Nepilnas slodzes darbiniekam normu aprēķina proporcionāli viņa līgumā noteiktajām stundām.

2. Aprakstiet vajadzību pēc darbiniekiem

Uzrakstiet, cik cilvēku jums vajag katrā dienā un stundā. Piemēram: “veikals atvērts katru dienu 08:00–20:00, vienmēr vismaz 1 pārdevējs, sestdienās 2”. Tas ir pārklājums, kuru grafikam jānodrošina.

3. Izvēlieties maiņu garumu un modeli

Ja pietiek ar 8 h maiņām un 5 dienām nedēļā, paliekat normālā darba laikā. Ja vajag 11–12 h maiņas vai darbu 7 dienas nedēļā, modelis būs 2/2, 3/3 vai līdzīgs, un tam vajadzīgs summētais darba laiks.

4. Atzīmējiet svētku dienas un pirmssvētku dienas

Svētku dienās darbinieki parasti nestrādā. Ja jānodrošina nepārtraukts darbs, par darbu svētku dienā pienākas piemaksa vismaz 100 %. Pirmssvētku dienā darba laiks ir par 1 h īsāks. Datumus skatiet lapā svētku dienas 2026.

5. Ievadiet zināmās prombūtnes

Atvaļinājumi, mācības un plānotas prombūtnes jāieliek grafikā pirms maiņu sadales. Praksē par katru darba dienu (P–Pk) atvaļinājumā vai slimības laikā darbinieka individuālo normu samazina par dienas normu. Piemēram, 5 atvaļinājuma darba dienas oktobrī: 176 − 5 × 8 = 136 h.

6. Sadaliet maiņas un pārbaudiet atpūtu

Kad maiņas sadalītas, pārbaudiet katram darbiniekam:

• starp maiņām ir vismaz 12 h atpūta (summētajā laikā vidēji 12 h);
• nav divu maiņu pēc kārtas;
• katrā 7 dienu periodā ir vismaz 42 h nepārtraukta atpūta (summētajā laikā vidēji 35 h);
• summētajā laikā neviena maiņa nav garāka par 24 h un nedēļā nav vairāk par 56 h;
• maiņās, kas garākas par 6 h, ir ieplānots pārtraukums.

7. Salīdziniet ar normu un paziņojiet grafiku

Katram darbiniekam saskaitiet plānotās stundas un salīdziniet ar individuālo normu. Starpība virs normas nozīmē virsstundas, kam vajadzīga rakstveida vienošanās un vismaz 100 % piemaksa. Gatavu grafiku paziņojiet pierādāmā veidā, maiņu darbā vismaz mēnesi pirms tā sākuma.

Piemērs: darba grafiks 2026. gada oktobrim

2026. gada oktobrī ir 31 diena, tas sākas ceturtdienā un beidzas sestdienā. Svētku dienu nav, tāpēc norma ir 22 darba dienas × 8 h = 176 h.

Biroja darbiniekam ar fiksētu grafiku P–Pk 09:00–18:00 un 1 h pārtraukumu katru dienu ir 8 h. 22 dienas × 8 h = 176 h, starpība ar normu 0.

Veikalam, kas atvērts katru dienu 08:00–20:00, ir divas pārdevējas, Anna un Baiba. Maiņa 08:00–20:00 ar 60 min pārtraukumu ir 11 h darba laika. Tā ir garāka par 8 h, tāpēc veikalā noteikts summētais darba laiks ar 1 mēneša pārskata periodu. Pārdevējas strādā pēc 2/2 grafika: divas dienas darbā, divas brīvas.

Pirmās divas nedēļas izskatās šādi (11 = maiņa 11 h, B = brīvs):

Turpinot šo ritmu līdz mēneša beigām, Annai ir 16 maiņas (1., 2., 5., 6. … 29., 30. oktobris), bet Baibai 15 maiņas (3., 4., 7., 8. … 27., 28., 31. oktobris).

• Anna: 16 × 11 h = 176 h. Starpība ar normu 0.
• Baiba: 15 × 11 h = 165 h. Līdz normai trūkst 11 h.

Lai Baiba sasniegtu normu, viņai ieplāno vienu papildu maiņu sestdien, 17.10, kad veikalā ir visvairāk pircēju un strādā abas. Tagad Baibai ir 16 × 11 h = 176 h.

Pārbaude:

• Diennakts atpūta. Maiņa beidzas 20:00, nākamā sākas 08:00, tātad 12 h. Tas ir tieši minimums, tāpēc rezerves maiņas pagarināšanai nav.
• Nedēļas slodze. Baibas smagākā kalendāra nedēļa ir 12.–18.10: 12., 15., 16. un 17. oktobris, 4 × 11 h = 44 h. Tas ir mazāk par 56 h.
• Maiņas garums ir 12 h ar pārtraukumu, tātad mazāk par 24 h.
• Pārtraukums 60 min ir ieplānots, jo maiņa ir garāka par 6 h.

Ja Baiba paņemtu atvaļinājumu 26.–30.10 (5 darba dienas), viņas individuālā norma būtu 176 − 40 = 136 h, un maiņas šajās dienās būtu jāpārdala Annai vai citam darbiniekam, pārbaudot, vai Anna nepārsniedz savu normu.

Biežākās kļūdas darba grafikā

1. Grafiks bez normas pārbaudes. Maiņas sadalītas “uz aci”, un mēneša beigās izrādās, ka kādam ir +20 h virsstundu, bet kādam −10 h.
2. Divas maiņas pēc kārtas. Nakts maiņa beidzas 08:00, un tajā pašā rītā sākas dienas maiņa. DL 139. pants to aizliedz.
3. Pārāk īsa atpūta starp maiņām. Vakara maiņa līdz 23:00 un rīta maiņa no 07:00 nozīmē tikai 8 h atpūtas.
4. Aizmirsts pārtraukums. Maiņā, kas garāka par 6 h, jābūt vismaz 30 min pārtraukumam.
5. Nav ņemta vērā pirmssvētku diena. Piemēram, 17.11.2026 darba diena ir par 1 h īsāka, un novembra norma ir 159 h, nevis 160 h.
6. Grafiks paziņots tikai mutiski. Bez paraksta vai e-pasta nav iespējams pierādīt, ka darbinieks grafiku saņēma laikus.
7. Pārsniegts 56 h nedēļā. Īpaši bieži tas notiek 2-2-3 grafikā, kad nedēļā sanāk 5 maiņas pa 12 h.

Kā mainīt jau publicētu grafiku

Darba likums nosaka, ka maiņu grafiks jāpaziņo vismaz mēnesi iepriekš, un VDI prasa, lai grafiks darbiniekam būtu paziņots laikus. Tāpēc grafika izmaiņām jābūt izņēmumam, nevis ikdienai. Summētajā darba laikā darbinieka grafiku nedrīkst mainīt viņa pārejošas darbnespējas laikā (DL 140. p. 7. d.).

Praksē ieteicams:

• izmaiņas saskaņot ar darbinieku un fiksēt rakstveidā, piemēram, e-pastā;
• publicēt jaunu grafika versiju ar datumu un saglabāt arī iepriekšējo;
• pēc katras izmaiņas vēlreiz pārbaudīt atpūtas laiku un normu;
• ja izmaiņu dēļ darbinieks strādās virs normas, noslēgt rakstveida vienošanos par virsstundām (DL 136. p.).

Maiņu apmaiņa starp kolēģiem arī ir grafika izmaiņa. Pārbaudiet, vai pēc apmaiņas nevienam nerodas divas maiņas pēc kārtas vai īsāka atpūta par 12 h.

Darba grafika veidne Excel

Ja plānojat grafiku Excel, varat izmantot bezmaksas veidni. Tajā ir mēneša maiņu grafiks ar kodiem D, R, N, V, 24, B, A un S. Stundas, nakts stundas, mēneša norma un starpība aprēķinās automātiski, bet brīvdienas un svētku dienas ir iekrāsotas. Plašāks apraksts ir lapā darba grafika veidne.

Kad grafiks ir izpildīts, faktiski nostrādātās stundas, nakts stundas un virsstundas ierakstiet darba laika uzskaites tabelē. Plāns un fakts ne vienmēr sakrīt.